Kalenteri-raportointiohjelma winkkuun

Nyt on heikosti asiat jos tuollaista pitää suoli24:ssä kysyä...

Yleisesti ottaen Microsoft ympäristössä kun menee niin se perustyökalu on MS Office 365, että siitä tarvittavat ominaisuudet. Outlook sähköposti sitten siihen, että viestii yrityksestä ulospäin ja Teams sitten siihen että kommunikoi sisäisesti pitämällä palaverejä, lähettää viestejä ja käyttää tämän kalenteria mihin sopii menemiset.

Tätä pakettia sitten voi laajentaa tarpeiden mukaan. Asiakaskontaktointia varten yleensä olisi joku CRM ohjelmisto, että pidetään se Teams siitä erossa joka on sisäiseen kommunikointiin. Se mikä CRM järjestelmä sitten sopisi riippuu tarpeista. Ei pysty oikein tarkemmin sanomaan kun ei tiedä toimialaa. Ensihätään olisi hyvä varmistaa se, että löytyy outlookista sähköpostitili jokaiselle, olisi erikseen se joku admin@firma.fi -tili mitä käyttää kokonaisuuden ylläpitoon, millä tekee ohjelmisto ostokset jne. Tämän lisäksi olisi hyvä olla esimerkiksi sähköpostitilit:

myynti@firma.fi <- käyttää tätä kontaktina mihin asiakkaat kontaktoi ennen kuin ohjaa eteenpäin. Myös yhteystietolomakkeet voivat ohjata tuonne.

laskut@firma.fi <- käyttää tätä sähköpostitiliä laskuissa yhteystietona

vikailmoitukset@firma.fi <- käyttää tätä jos myydään vaikka jotain palvelua tai yrityksen järjestelmissä havaitaan häiriö, että vastuuhenkilö näkee sieltä.

asiakaspalvelu@firma.fi <- tämä tarvitaan melkein joka firmassa.

..ja yleensäkin sähköpostitilejä roolin mukaan, että jos henkilö vaihtuu tai on lomilla niin postit kun kiertää rooli -tilin kautta niin pysyy sitten kärryillä mitä on tapahtunut. Hyvin järjestetyt sähköpostitilit toimivat automaattisena päiväkirjana. Nämä siis henkilökohtaisten sähköpostitilien lisäksi.

Se on hienoa, että yhteisestä verkkoasemasta päästy eroon. Microsoftin tekniikalla mentäessä olisi sitten se MS Office millä saa tiedostot saa jaettua. Tämä toimii kaikista ongelmattomimmin kun kyse on näistä Word, Excel, Powerpoint, PDF jne. tiedostoista. Sitä voi myös muokata yhteistä Excel tiedostoa mikä jaossa ja käyttää sitä työkaluna. Esimerkiksi voi olla autovaraukset tällaisessa.

Toimialasta riippuen voi tarvita lisää järjestelmiä, esimerkiksi media-alan firmalla voi olla kuvapankkijärjestelmää ja jne.

Eli vähän tarvitsisi lisää tietoja mikä ominaisuus ei näillä onnistu ja mikä toimiala olisi, että osaisi sanoa tarkemmin mitä tarvitsee lisää.

Yleisesti ottaen Microsoft ympäristössä kun menee niin se perustyökalu on MS Office 365, että siitä tarvittavat ominaisuudet. Outlook sähköposti sitten siihen, että viestii yrityksestä ulospäin ja Teams sitten siihen että kommunikoi sisäisesti pitämällä palaverejä, lähettää viestejä ja käyttää tämän kalenteria mihin sopii menemiset.

Tätä pakettia sitten voi laajentaa tarpeiden mukaan. Asiakaskontaktointia varten yleensä olisi joku CRM ohjelmisto, että pidetään se Teams siitä erossa joka on sisäiseen kommunikointiin. Se mikä CRM järjestelmä sitten sopisi riippuu tarpeista. Ei pysty oikein tarkemmin sanomaan kun ei tiedä toimialaa. Ensihätään olisi hyvä varmistaa se, että löytyy outlookista sähköpostitili jokaiselle, olisi erikseen se joku admin@firma.fi -tili mitä käyttää kokonaisuuden ylläpitoon, millä tekee ohjelmisto ostokset jne. Tämän lisäksi olisi hyvä olla esimerkiksi sähköpostitilit:

myynti@firma.fi - käyttää tätä kontaktina mihin asiakkaat kontaktoi ennen kuin ohjaa eteenpäin. Myös yhteystietolomakkeet voivat ohjata tuonne.

laskut@firma.fi - käyttää tätä sähköpostitiliä laskuissa yhteystietona

vikailmoitukset@firma.fi <- käyttää tätä jos myydään vaikka jotain palvelua tai yrityksen järjestelmissä havaitaan häiriö, että vastuuhenkilö näkee sieltä.

asiakaspalvelu@firma.fi - tämä tarvitaan melkein joka firmassa.

..ja yleensäkin sähköpostitilejä roolin mukaan, että jos henkilö vaihtuu tai on lomilla niin postit kun kiertää rooli -tilin kautta niin pysyy sitten kärryillä mitä on tapahtunut. Hyvin järjestetyt sähköpostitilit toimivat automaattisena päiväkirjana. Nämä siis henkilökohtaisten sähköpostitilien lisäksi.

Se on hienoa, että yhteisestä verkkoasemasta päästy eroon. Microsoftin tekniikalla mentäessä olisi sitten se MS Office millä saa tiedostot saa jaettua. Tämä toimii kaikista ongelmattomimmin kun kyse on näistä Word, Excel, Powerpoint, PDF jne. tiedostoista. Sitä voi myös muokata yhteistä Excel tiedostoa mikä jaossa ja käyttää sitä työkaluna. Esimerkiksi voi olla autovaraukset tällaisessa.

Toimialasta riippuen voi tarvita lisää järjestelmiä, esimerkiksi media-alan firmalla voi olla kuvapankkijärjestelmää ja jne.

Eli vähän tarvitsisi lisää tietoja mikä ominaisuus ei näillä onnistu ja mikä toimiala olisi, että osaisi sanoa tarkemmin mitä tarvitsee lisää.

Yhteiskäytössä oleva värikopiokone voi olla jännä että miten sen taklaisi. Lähinnä se tulostusjono että se voi tehdä jotain jos paljon käyttöä.

Kai tässä ollut kuitenkin ajatuksena säästää kuluissa, että ei tarvitsisi enää paikallisia palvelimia hyysätä ja että ei tarvitsisi enää maksaa kuukausittain IT-ylläpidosta, sillä liittämällä se MS Office, Windows ja kaikki laitteet yrityksen domainiin Microsoftin pilvessä, se menee hyvin vaivattomaksi ja edulliseksi hallita.

Paikallisia palvelimia on käytetty aiemmin paljonkin juurikin levyjakoja, tulostinjakoja ja sisäverkossa Active Directoryä varten, eli on se käyttäjien kirjautuminen ja laitteiden nimipalvelu siellä sitten. Tällaisia palvelimia oikeastaan pitäisi olla kaksi kappaletta, että koko firma ei halvaannu siihen kun palvelin hajoaa. Pilvessä oleva MS Office poistaa tuon ongelman, että jos tietokone hajoaa niin ostaa vain uuden liittää kiinni niin toimii, eikä mene kaikki kerralla.

DNS löytyy sitten tosiaankin reitittimistä että laitteiden IP:t ja nimet voi nakuttaa sinne, tulostimet mukaan lukien, ja Microsoftin pilvi hoitaa sen käyttäjän tunnistautumisen ja tiedostojen jaon. Tämä riittää tavallisesti nykypäivänä mutta toimialasta riippuen voi olla erityisvaatimuksia. Eli kun on laitteiden nimet nakutettu sinne DNS:n niin voi sitten työasemista ottaa yhteyttä nimellä verkkotulostimeen.

Haitta tässä on se, että tuossa se reititin tulee single point of failureksi tulostimien kanssa, ja valitettavasti joskus menevät niin jumiin että pitää resetoida tai hajoavat, että pitää ostaa uusi. Melkeinpä ostaisin toisen reitittimen backupiksi ja syöttää sinne samat nimet valmiiksi, että jos reititin vikaantuu niin saisi heti laitettua toisen paikalleen kun toista vaikka nollaa tehdastilaan tai vaihtaa uuteen. Reititin on kuitenkin hyvin halpa.

Mutta jos tämä dippa inssin ajattelema säätö ratkaisu ei käy että välttämättä halutaan AD serverit ja levyjako niin se ei ole mikään edullinen ratkaisu. 2x palvelinta Windows server kahdennuksen konfiguraatio AD konfiguraatio lisenssihelvetti ja koko paskan rakentaminen uusiksi kuukausittainen ylläpito on kallis.

Miten Kävi?
saittako pelaavan sydeemin vai vain Lapun luukulle?

Tilanne on että tuota yksikköä ei enää ole. Puolet silloisista työntekijöistä työttöminä, minä ja 4 muuta töissä omassa firmassa joka tuottaa samantyyppisiä palveluja kuin aiempi työpaikkamme. Homma kusi totaalisesti sormille diplomi-insinöörin keskeneräisten visioiden seurauksena. En silti voi valittaa, elämä kuljettaa eteenpäin.